Pauta de reunião: o que é, como fazer, modelos prontos e mais!

A agenda de reunião é uma ferramenta que contribui para a eficiência desses encontros, ao listar os tópicos mais pertinentes.

Reuniões de equipe são uma prática comum em todas as organizações, desde grandes empresas até trabalhadores autônomos. Mesmo quando um cliente se aproxima para discutir um projeto, é inevitável que haja conversas e ajustes detalhados. Se esse for o seu método de trabalho, considerar a criação de uma pauta de reunião é uma sugestão valiosa.

Para freelancers acostumados a trabalhar de forma independente, pode não ser familiar o conceito ou a criação de uma pauta. No entanto, não é algo complicado. Com um pouco de orientação, logo você perceberá como ela pode impactar positivamente a qualidade das suas reuniões.

Neste artigo, abordaremos as seguintes questões:

1. O que é uma pauta de reunião?
2. Por que uma pauta de reunião é importante?
3. Qual é a diferença entre pauta e ATA de reunião?
4. Como elaborar uma pauta de reunião?
5. Quais são os elementos essenciais? Confira nossos exemplos de modelos de pauta de reunião!

Entendendo o Conceito de Pauta de Reunião

A pauta de reunião consiste em um documento que lista todos os tópicos a serem discutidos durante uma reunião. Apesar de sua simplicidade, exerce um impacto significativo nos resultados obtidos.

O estereótipo das reuniões frequentemente envolve diversas pessoas falando sem um foco claro, algumas expressando suas opiniões enquanto outras participam pouco. Isso acontece mesmo em situações onde o assunto poderia ser tratado de forma mais eficaz por meio de comunicações por e-mail.

Mesmo em reuniões entre freelancers empreendedores e seus clientes, há sempre o risco de não alinhar os pontos cruciais relacionados ao serviço.

É nesse contexto que a pauta de reunião desempenha um papel fundamental. Neste documento, você registra todos os temas que requerem discussão, organizados por ordem de prioridade e com um tempo estabelecido para cada tópico. Considere-a como um guia para a conversa que você terá com seu cliente, embora com espaço para adaptações.

Por que uma Pauta de Reunião é Importante?

Se você está considerando que “em vez de criar uma pauta de reunião, poderia usar esse tempo para outras tarefas”, é hora de reconsiderar. Entendemos que o tempo é um recurso limitado para freelancers profissionais, no entanto, é uma decisão acertada de investimento.

Os principais benefícios advindos de uma pauta de reunião bem elaborada são:

• Assegurar o avanço efetivo;
• Facilitar a comunicação;
• Simplificar encontros futuros.

Continue a leitura para obter insights detalhados sobre cada uma dessas vantagens!

Assegurar o Avanço Efetivo

Conforme já destacado, esse documento tem a função de orientar a discussão, deixando claras as prioridades e prevenindo que vocês fiquem presos em um único tópico por muito tempo. Dessa forma, é possível abordar mais temas no período limitado da reunião.

Simplificar a Comunicação

Uma pauta também desempenha um papel importante em quebrar o gelo com um cliente, especialmente quando se trata de alinhar os detalhes do serviço. Questões simples sobre o cliente e uma explicação sobre o seu trabalho, entre outros tópicos, podem efetivamente facilitar a conversa. Isso é crucial para cultivar um relacionamento duradouro com o cliente ao longo do tempo.

Simplificar Encontros Futuros

Não é obrigatório criar uma pauta exclusiva para cada reunião. Se estiver lidando com um atendimento contínuo, é normal fazer ajustes conforme necessário para cada serviço. Entretanto, ao iniciar o primeiro contato, é recomendável usar uma pauta padronizada e fazer adaptações a partir dela.

Diferenças entre Pauta e ATA de Reunião

Para esclarecer, a ATA e a pauta de reunião servem propósitos bem diferentes. Na pauta, você lista os assuntos que serão levantados na reunião, sua ordem de prioridade e o tempo de cada tópico. A ATA, por outro lado, é feita depois da reunião, informando tudo que foi deliberado e concluído. Ela também informa se algum tópico ficou pendente, se tem outro assunto a ser adicionado ou se já existe um plano de ação.

Como elaborar uma pauta para uma reunião?

Elaborar uma pauta de reunião é mais simples do que parece. No entanto, não se resume a escrever o que nos vem à mente momentos antes de entrar em contato com um cliente. Embora não seja a tarefa mais desafiadora do trabalho como freelancer, também está longe de ser a mais difícil.

Siga os passos abaixo:

Veja se a reunião é mesmo necessária

Antes de iniciar a redação da pauta, questione-se: ‘É necessário realizar esta reunião?’ Se não houver tópicos específicos a serem discutidos entre os participantes, ou se nenhum deles possuir assuntos a serem abordados que não possam ser resolvidos por meio de uma mensagem, talvez seja mais apropriado evitar a realização de uma reunião. É recomendado reservar esses encontros para tratar de temas relevantes e que demandem a contribuição de todos os presentes.

Estabeleça o Propósito da Reunião

Ter um Objetivo Claro Simplifica o Processo. Você irá apresentar seus serviços ao cliente? Necessita alinhar expectativas? É o momento de coordenar a equipe para atender a uma demanda específica? Todas essas questões guiarão os tópicos a serem abordados.

Defina os Tópicos da Reunião e seus Responsáveis

Contar com um objetivo claro simplifica todo o processo. Planeja apresentar seus serviços ao cliente? É necessário alinhar expectativas? Chegou o momento de coordenar a equipe para atender a uma demanda específica? Todos esses pontos direcionam os tópicos a serem abordados.

Estabeleça os tópicos da reunião e seus responsáveis

Falando sobre os tópicos, sua agenda de reunião exigirá alguns deles. Eles podem assumir a forma de perguntas que necessitam de respostas, orientações a seguir ou simplesmente informações que precisam ser compartilhadas coletivamente. Além disso, é aconselhável indicar quem será encarregado de cada tópico ou tarefa durante a reunião.

Organize os tópicos por ordem de prioridade

O passo seguinte envolve analisar a lista de tópicos e determinar quais deles devem receber prioridade. Dessa maneira, caso não seja viável abordar todos os pontos de uma só vez, é possível pelo menos abordar os temas mais relevantes inicialmente.

Estabeleça uma Hierarquia de Prioridades

Para os tópicos em seguida, examine a lista de tópicos e determine quais deles devem ser tratados com prioridade. Desta forma, mesmo que a resolução completa não seja alcançável de imediato, você pode pelo menos abordar os temas mais relevantes inicialmente.

Revisite os Pontos-Chave da Reunião Anterior

Se esta não for a primeira reunião, leve em conta a possibilidade de recapitular os tópicos abordados anteriormente. Revise os pontos que foram resolvidos, aqueles que ainda estão em aberto e quaisquer novos temas que tenham surgido.”

Revisite os Pontos-Chave da Reunião Anterior

Se esta não for a primeira reunião, leve em conta a possibilidade de recapitular os tópicos abordados anteriormente. Revise os pontos que foram resolvidos, aqueles que ainda estão em aberto e quaisquer novos temas que tenham surgido.

Reservaremos um tempo tanto para abordar o tópico principal quanto para responder a quaisquer dúvidas que possam surgir. Além de discutir os pontos-chave, também dedicaremos alguns minutos para explorar outros detalhes e responder a questões importantes que possam surgir durante essa discussão. Estou à disposição para ajudar com qualquer informação ou esclarecimento que você possa precisar. Por favor, sinta-se à vontade para perguntar sobre qualquer tópico relacionado.

Certamente, é altamente recomendável iniciar a reunião com uma introdução que forneça uma visão geral da pauta. Aqui estão os detalhes que geralmente são incluídos na capa de informações relevantes:

• Data, Local e Hora da Reunião: Indique a data, o local e o horário exato da reunião. Isso ajuda a garantir que todos os participantes estejam cientes de quando e onde a reunião ocorrerá.
• Lista de Participantes: Forneça uma lista dos participantes que estarão presentes na reunião. Isso ajuda a todos a reconhecerem quem estará envolvido e a preparar a interação.
• Objetivos: Descreva brevemente os objetivos da reunião. Isso ajuda a direcionar a discussão e garante que todos os participantes estejam alinhados quanto ao propósito da reunião.
• Orientações de Preparação: Se houver materiais ou informações que os participantes devem revisar antes da reunião, mencione-as aqui. Isso permite que todos estejam preparados e informados para a discussão.
• Tempo de Cada Tópico: Estime quanto tempo será alocado para cada tópico da pauta. Isso ajuda a manter a reunião dentro do cronograma e a priorizar os assuntos mais importantes.
• Tópicos que Serão Abordados: Liste os tópicos específicos que serão discutidos durante a reunião. Isso dá aos participantes uma ideia clara do que esperar e ajuda a manter a discussão focada.

Ter essas informações na capa da pauta não só ajuda na organização da reunião, mas também demonstra consideração pelos outros participantes, permitindo que eles se preparem adequadamente e contribuam de maneira mais eficaz.

Neste ponto, provavelmente você já escreveu bastante em sua pauta. Porém, como costuma-se dizer, informações em excesso podem ser tão prejudiciais quanto a falta delas.

Portanto, evite sobrecarregar a pauta com dados desnecessários. Concentre-se nos tópicos essenciais e seja sucinto. Outros detalhes podem ser compartilhados durante a reunião.

Antes de uma reunião crucial, é altamente recomendável enviar a pauta juntamente com o convite para todos os participantes.

Isso deve incluir os detalhes mencionados anteriormente. Essa prática permite que cada indivíduo se prepare adequadamente para enriquecer as discussões durante a reunião.

O que é essencial? Veja nossos modelos de pauta de reunião!

Agora que você está aqui, surge a pergunta crucial: como criar uma pauta de reunião de forma eficaz?

Para garantir que você tenha orientação adequada, fornecemos dois modelos de pauta de reunião que podem ser utilizados, juntamente com uma lista de verificação para ajudar na elaboração. Veja abaixo.

Modelo de Agenda de Reunião

Este é o formato mais tradicional, onde você envia um convite por mensagem ou e-mail, incluindo a pauta. Ela pode ser inserida no corpo da mensagem ou como um documento anexado, de acordo com sua preferência.

Siga os pontos que mencionamos anteriormente para obter uma boa estrutura. Mas, caso haja dúvidas, use esta lista de verificação como referência.

Itens Essenciais para sua Pauta de Reunião:

• Tema/Objetivo da reunião;
• Data, Hora e Local;
• Tópicos com Duração e Responsável;
• Subtópicos, se aplicável;
• Anexos, Links e Outras informações relevantes.

Este é um modelo simples de implementar e de fácil elaboração. É especialmente útil para reuniões eventuais.

Modelo Kanban:

Para otimizar reuniões frequentes e recorrentes com o mesmo cliente ou equipe, a abordagem do quadro Kanban pode ser valiosa. Nesse modelo de pauta de reunião, cada tópico é transformado em um cartão e organizado em colunas. O quadro geralmente consiste em três categorias principais: “PENDENTES”, “EM DISCUSSÃO” e “RESOLVIDOS”.

Cada cartão contém os detalhes semelhantes aos mencionados no modelo anterior, como tempo, responsável e subtópicos.

A abordagem segue um roteiro específico para cada reunião, visando à organização das discussões. Veja o passo a passo:

1. Inicie esclarecendo o objetivo da reunião e o status do projeto atual.
2. Dirija-se à lista “PENDENTES” e comece pelos cartões de maior prioridade, geralmente os que estão no topo.
3. Mova um cartão para a coluna “EM DISCUSSÃO” e introduza o tema aos participantes.
4. Ao término do tempo destinado ao tópico e se houver uma conclusão, mova-o para a coluna “RESOLVIDO”.
5. Caso contrário, acrescente informações relevantes ao cartão e mova-o para o final da coluna “PENDENTES”.
6. Avalie se novos cartões de tópicos precisam ser adicionados à lista.
7. Reorganize todos os tópicos por ordem de prioridade para a próxima reunião.

Esse processo é repetido em cada ciclo, visando a mover a maioria dos cartões para a coluna “RESOLVIDOS” ao final.

Pronto! Agora você está equipado com tudo o que precisa para criar sua própria pauta de reunião. Ao longo do tempo, isso certamente simplificará sua vida como freelancer, seja ao interagir com clientes ou ao organizar suas tarefas individuais.

Lembre-se de que, com a prática, tudo se torna mais natural. Quem sabe, em um futuro próximo, você desenvolverá seu próprio modelo personalizado!

Dominar a arte de criar uma pauta de reunião eficaz é um passo crucial para avançar em sua área e atrair mais clientes. Se você está buscando impulsionar ainda mais seu crescimento, não deixe de conferir nosso e-book sobre como elevar o nível da sua carreira como freelancer. Aproveite essa oportunidade agora mesmo!